O menu “Documentos” possui papel fundamental no ambiente BlueOpex 2.0. As suas alterações são refletidas em outras áreas tais como o planejamento de embarques e o perfil do colaborador.
Para acessar, editar ou cadastrar documentos no sistema, clique em “Documentos” no menu lateral:
Ao abrir a página de documentos, podemos visualizar as opções, Importação de dados de documentos, Filtro, Modo de visualização, Nova seção e Novo documento:
Por meio da tela de "Importação de dados de documentos" é possível importar via planilha dados dos locais de trabalho referentes à Documentos.
Cada tipo de dado deve ser importado em cargas separadas, cada qual destacado em colunas distintas, seguindo o mesmo passo a passo:
Selecione o arquivo no formato XLS (Excel) que contenha as informações que deseja importar:
Depois selecione dentro do arquivo a respectiva planilha que contém os dados a serem importados:
Por fim, configure onde encontra-se cada informação de campo exigida pelo sistema, dentro da respectiva planilha e submeta a mesma importação pelo sistema:
Para saber mais sobre a carga em massa de documentos acesse: https://intcom-assist.freshdesk.com/en/support/solutions/articles/150000205666-carga-de-documentos-e-certificados
Ao clicar na opção de "Filtro", é possível realizar uma consulta mais refinada dos documentos cadastrados no sistema, podendo filtrar por Nome, Área, Status, se O documento pode expirar, se O documento precisa de anexo e pelo Período de expiração:
O botão "Modo de visualização", é possível visualizar os documentos em modo Padrão ou em Ordem.
Na visualização "Padrão", ao clicar na seta do lado do nome da seção, é possível visualizar os documentos que estão cadastrados dentro do grupo:
Para editar uma seção, clique no ícone do lápis:
Em seguida, altere o nome da seção e após isso clique em “Salvar”.
Na visualização "Ordem", é possível ordenar os documentos que estão cadastrados da forma que for necessário alterando a numeração nos quadros da coluna "Ordem" ou clicando nas setas ↑ e ↓:
Obs.: A ordenação padronizada nesta tela interfere diretamente na visualização na aba de documentos no perfil dos colaboradores.
Em “+Nova seção”, é possível criar uma nova Seção de documentos:
Assim como ao editar, preencha com o nome da Seção e clique em “Salvar”.
Para excluir uma Seção, é necessário estar utilizando a visualização "Padrão". Clique no ícone vermelho correspondente a sua célula para realizar a exclusão:
Para configurar um documento, clique em sua célula:
(A ação pode ser realizada em qualquer modo de visualização)
Após realizar as mudanças, clique em “Salvar”.
Ao editar documentos e alterar a data de validade, o sistema pergunta se a nova regra deve ser aplicada também aos registros já existentes. Caso seja selecionada a opção “Sim”, todos os certificados e documentos atuais terão suas datas de vencimento automaticamente recalculadas. Já ao escolher a opção “Não”, a configuração será aplicada somente aos documentos emitidos após a alteração.
Para criar um novo documento, clique em "+ Novo documento”:
Então preencha os campos "Nome”, "Código de integração”, delegue sua "Seção” e então selecione as checkboxes que atendam a configuração desejada.
Após isso clique em “Salvar”.
Mais especificamente, as checkboxes determinam:
- Se o documento expira e sua data de expiração.
- Se o documento requer um anexo para ser válido.
- Se o documento afeta ou é afetado pelo Status de outro documento, ou seja, caso ele possua uma relação de composição, equivalência ou hierarquia. O usuário poderá alterar as relações individuais com cada documento presente no sistema.
Vale ressaltar que os campos “Nome” e “Seção” são obrigatórios.
Para ativar ou inativar um documento clique no switch, localizado na coluna de nome "Status de ativação”.
(Na visualização por ordem)
(Na visualização padrão)
Para realizar a pesquisa por um documento em específico, utilize campo ao lado da lupa.
(Na visualização por ordem)
Para visualizar os documentos inativos, clique na checkbox “Mostrar inativos”:
Para exportar uma planilha com a relação de documentos da Seção aberta, clique em “Exportar XLSX”:
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